IT-Dienstleister finden: So wählen Sie den passenden Partner und wechseln ohne Datenverlust

Den richtigen IT-Dienstleister zu finden ist schwieriger, als es sein müsste. Websites klingen austauschbar, Angebote sind kaum vergleichbar, und ob ein Anbieter wirklich vorbeugend arbeitet, merken Sie oft erst nach Monaten. Noch unangenehmer ist der Wechsel, wenn der bisherige Dienstleister als Einziger weiß, wie Ihre IT aufgebaut ist. Dieser Artikel zeigt, nach welchen Kriterien Sie auswählen, welche Fragen Sie im Erstgespräch stellen sollten und wie ein Wechsel ohne Lücken gelingt.

Was macht einen guten IT-Dienstleister aus?

Ein guter IT-Dienstleister ist einer, der Ihre IT vorbeugend betreut, seine Arbeit nachweisbar dokumentiert und Sie jederzeit unabhängig von sich selbst handlungsfähig lässt. Freundlichkeit und schnelle Hilfe am Telefon sind wichtig, reichen aber nicht. Die Qualität zeigt sich im Hintergrund: ob Updates eingespielt, Backups geprüft und Risiken angesprochen werden, bevor etwas ausfällt.

Das BSI nennt im IT-Grundschutz-Baustein OPS.2.3 „Nutzung von Outsourcing“ als Basisanforderung, dass Unternehmen vor der Auswahl eigene Eignungsanforderungen an Dienstleister festlegen, die fachliche Kompetenz sowie Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit berücksichtigen. Für ein KMU muss das kein formales Verfahren sein. Eine Liste mit fünf bis zehn Kriterien, die Sie vorher aufschreiben, verhindert aber, dass am Ende nur der Preis oder der Eindruck aus dem Gespräch entscheidet.

Welche Arten von IT-Dienstleistern gibt es?

IT-Dienstleister unterscheiden sich vor allem darin, ob sie laufend betreuen oder Einzelleistungen verkaufen. Diese Typen begegnen KMU am häufigsten:

Viele Anbieter decken mehrere Typen ab. Fragen Sie deshalb konkret nach, welches Modell für Ihre Größe vorgesehen ist. Was ein Managed Service Provider leistet, beschreibt der Artikel Managed Service Provider.

Wo finden Sie passende IT-Dienstleister?

Passende IT-Dienstleister finden Sie am zuverlässigsten über Empfehlungen aus Ihrer Branche, ergänzt durch gezielte Suche. Mögliche Wege:

• Empfehlungen: Fragen Sie Unternehmen ähnlicher Größe und Branche, mit wem sie zufrieden sind und warum.
• Partnerverzeichnisse der Hersteller: Anbieter Ihrer Branchensoftware und Microsoft führen Partnerverzeichnisse. Ein Eintrag sagt etwas über Produktkenntnis aus, aber wenig über Servicequalität.
• CyberRisikoCheck-Anbieter: Der CyberRisikoCheck nach DIN SPEC 27076 ist ein vom BSI mitentwickeltes Beratungsformat für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten. IT-Dienstleister, die ihn durchführen, müssen dafür geschult sein. Ein solcher Check kann ein guter Einstieg sein, um einen Anbieter kennenzulernen.
• Lokale Suche: Bei Bedarf an Vor-Ort-Terminen lohnt die Suche nach Anbietern in Ihrer Region, für Unternehmen in Rhein-Main und Rhein-Neckar also in kurzer Anfahrtsentfernung.

Nach welchen Kriterien wählen Sie einen IT-Dienstleister aus?

Einen IT-Dienstleister wählen Sie am besten nach Kriterien aus, die Sie überprüfen können, nicht nach Versprechen. Die folgende Tabelle zeigt, woran Sie jedes Kriterium festmachen:

Welche Fragen sollten Sie im Erstgespräch stellen?

Im Erstgespräch sollten Sie Fragen stellen, auf die ein Anbieter konkret antworten muss. Allgemeine Antworten wie „Das machen wir natürlich auch“ sind ein Hinweis, genauer nachzufragen.

1. Wie läuft der Start ab, und was kostet die Übernahme?
2. Was genau ist in der monatlichen Pauschale enthalten, was nicht?
3. Wie lange dauert es bei einer kritischen Störung, bis jemand an dem Problem arbeitet?
4. Wer vertritt meinen Ansprechpartner bei Urlaub oder Krankheit?
5. Wie werden Updates für Windows, Office und Drittanbieter-Software verteilt?
6. Wann wurde bei einem Kunden zuletzt ein Backup zurückgespielt, und wie oft wird das getestet?
7. Welche Administratorkonten bekomme ich selbst, und wo liegen die Zugangsdaten?
8. Laufen Lizenzen über Sie oder direkt über mich?
9. Was passiert bei einem Sicherheitsvorfall, und ist das in der Pauschale enthalten?
10. Welche Berichte bekomme ich, und wie oft sprechen wir über Risiken und Planung?
11. Setzen Sie Subunternehmer ein?
12. Wie läuft ein Ausstieg ab, und in welcher Frist bekomme ich alle Unterlagen?

Welche Warnsignale gibt es bei IT-Dienstleistern?

Warnsignale sind Aussagen oder Vertragsdetails, die darauf hindeuten, dass ein Dienstleister Sie abhängig macht oder nur reaktiv arbeitet. Achten Sie besonders auf:

• Keine schriftliche Leistungsbeschreibung, sondern nur ein Preis
• Zugangsdaten werden „aus Sicherheitsgründen“ nicht herausgegeben
• Globale Administratorrechte in Microsoft 365 liegen ausschließlich beim Dienstleister
• Backups werden eingerichtet, aber nie getestet
• Lange Mindestlaufzeit ohne Sonderkündigungsrecht
• Kein AV-Vertrag, obwohl der Anbieter Zugriff auf Ihre Daten hat
• Keine klare Antwort auf die Frage, wie ein Ausstieg abläuft

Wie wechseln Sie den IT-Dienstleister sauber?

Einen IT-Dienstleister wechseln Sie sauber, indem Sie den neuen Anbieter erst vollständig einarbeiten und dem alten danach systematisch alle Zugriffe entziehen. Die größten Probleme entstehen, wenn gekündigt wird, bevor Zugangsdaten und Dokumentation gesichert sind.

1. Vertrag prüfen: Kündigungsfrist, Laufzeitende und vereinbarte Regeln zur Übergabe klären.
2. Neuen Dienstleister auswählen und beauftragen: Die Übernahme sollte vor dem Ende des alten Vertrags beginnen.
3. Übergabe anfordern: Schriftlich und mit Frist alle Unterlagen aus der Checkliste unten anfordern.
4. Bestandsaufnahme durch den neuen Anbieter: Er prüft, ob die Unterlagen vollständig sind, und findet, was fehlt.
5. Eigene Admin-Konten sichern: Stellen Sie sicher, dass Sie selbst in allen zentralen Systemen einen funktionierenden Administratorzugang haben.
6. Passwörter ändern: Alle Kennwörter, die der alte Dienstleister kannte, werden geändert, insbesondere für Administratorkonten, Firewall, WLAN, Router und Fernzugänge.
7. Zugriffe entziehen: Fernwartungssoftware entfernen, VPN-Zugänge sperren, Konten des alten Anbieters deaktivieren. In Microsoft 365 sehen Sie im Admin Center unter Einstellungen > Partnerbeziehungen, welche Partner Rechte in Ihrem Mandanten haben, und können dort über Rollen entfernen die Administratorrollen eines Partners entziehen.
8. Löschung bestätigen lassen: Nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO muss der Auftragsverarbeiter nach Ende der Leistung personenbezogene Daten löschen oder zurückgeben. Lassen Sie sich die Löschung schriftlich bestätigen.

Das BSI empfiehlt in OPS.2.3 ausdrücklich zu prüfen, ob Zugangs-, Zutritts- und Zugriffsrechte des Dienstleisters mit Vertragsende aufgehoben wurden. Denken Sie dabei auch an Schlüssel, Alarmanlagen-Codes und Zugänge zu Serverräumen.

Checkliste: Was Sie beim Wechsel übergeben bekommen sollten

Wer diese Punkte schon beim Abschluss eines neuen Vertrags regelt, spart sich beim nächsten Wechsel die Diskussion. Welche Klauseln dafür in den Vertrag gehören, beschreibt der Artikel IT-Wartungsvertrag.

Unterstützung durch Visgenix

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