IT für Notare: Was die Kammer-Infrastruktur abdeckt und was das Notariat selbst verantwortet

Im Notariat stoßen zwei IT-Welten aufeinander. Die Bundesnotarkammer stellt eine eigene Infrastruktur mit Notarnetz, Notarnetzbox, XNP und Elektronischem Urkundenarchiv bereit. Alles, was im Büro selbst steht, liegt dagegen in der Verantwortung des Notars. Wo genau die Grenze verläuft, ist vielen Notariaten nicht klar, und genau dort entstehen Störungen und Sicherheitslücken. Dieser Artikel ordnet die Bausteine und zeigt, was ein Notariat selbst organisieren muss.

Stand der Informationen ist Oktober 2026. Der Artikel ist eine Übersicht und keine Rechtsberatung.

Welche IT-Infrastruktur stellt die Bundesnotarkammer bereit?

Die Bundesnotarkammer stellt den Notariaten ein geschlossenes Netz, die Zugangstechnik dafür und mehrere zentrale Fachanwendungen zur Verfügung. Die wichtigsten Bausteine:

Kostenpflichtige Zusatzleistungen wie ein abgesicherter Internetzugang mit Viren- und Spamschutz, Domain-Registrierung, E-Mail-Server und Mobilzugänge liefen bis Ende 2025 unter dem Namen NotarnetzPlus bei der NotarNet GmbH, einer Tochter der Bundesnotarkammer. Laut NotarNet sind diese Verträge zum 31.12.2025 auf die NNplus GmbH übergegangen, sofern der Notar zugestimmt hat. Wer sein Notariat in den letzten Monaten nicht aktiv betreut hat, sollte prüfen, bei wem welche Leistung heute läuft.

Hinzu kommt der turnusmäßige Tausch der Notarnetzboxen, den die Bundesnotarkammer für das Jahr 2025 angekündigt hatte; der letzte Tausch lag 2019. Neue Hardware am Netzübergang ist in der Praxis ein häufiger Anlass für Störungen, wenn lokale Firewall-Regeln oder Routen noch auf die alte Konfiguration verweisen.

Was ist das Elektronische Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv ist das zentrale elektronische Archiv, das die Bundesnotarkammer nach § 78h BNotO als Urkundenarchivbehörde führt und in dem Notare ihre elektronische Urkundensammlung, ihr Urkundenverzeichnis und ihr Verwahrungsverzeichnis führen. Die Bundesnotarkammer betreibt es seit 2022. Laut einem Rundschreiben der Bundesnotarkammer standen wegen Lieferengpässen bei den neuen Chipkarten zum 01.01.2022 noch nicht alle Funktionen zur Verfügung; die zentrale Archivierung in der elektronischen Urkundensammlung setzte die neuen Karten voraus.

§ 78h BNotO verpflichtet die Bundesnotarkammer, Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Transparenz der Daten über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherzustellen. Für das Notariat bedeutet das: Die Urkundensammlung selbst liegt in einer gesicherten zentralen Umgebung. Die Arbeitsplätze, an denen Urkunden eingescannt, signiert und hochgeladen werden, liegen aber weiterhin im eigenen Büro.

Nach § 56 BeurkG muss beim Übertragen von Papierdokumenten in die elektronische Form technisch sichergestellt sein, dass das elektronische Dokument mit dem Papier inhaltlich und bildlich übereinstimmt; das Dokument wird qualifiziert elektronisch signiert. Scanner, Scan-Profile und Signaturumgebung sind damit Teil der Kernprozesse des Notariats und keine Nebensache.

Chipkarten und Signatur

Für die Anmeldung am Urkundenarchiv und an XNP sowie für die qualifizierte elektronische Signatur nutzen Notare personalisierte Chipkarten der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer. Mit den neuen Karten, die zur Einführung des Urkundenarchivs ausgegeben wurden, wird über die sogenannte Fernsignatur signiert: Das Signaturzertifikat liegt in der gesicherten Umgebung der Zertifizierungsstelle, die Karte dient dem sicheren Zugriff darauf. Für jede Notarvertretung muss ein eigenes Signaturzertifikat mit Vertreterattribut bestellt werden. Das sollte in der Vertretungsplanung des Büros fest verankert sein, weil eine fehlende Bestellung erst am ersten Vertretungstag auffällt.

Was verantwortet das Notariat selbst?

Das Notariat verantwortet alles, was innerhalb seiner Geschäftsräume und auf seinen eigenen Systemen läuft. Die Nutzungsbedingungen der Bundesnotarkammer für das Notarnetz formulieren das ausdrücklich:

• Der Amtsträger muss die Sicherheit seiner lokalen Systeme durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherstellen. Hinweise dazu verweisen auf das BSI und auf Handreichungen der Bundesnotarkammer.
• Er muss Kennungen, Zugangsdaten und Notarnetzbox vor dem Zugriff Unbefugter schützen und einen Verlust oder Kompromittierungsverdacht unverzüglich melden.
• Er sichert seine Daten lokal in angemessenem Turnus, ausdrücklich auch vor Wartungsmaßnahmen und Fernzugriffen.
• Die Notarnetzbox darf nur in den Geschäftsräumen betrieben und nicht Dritten überlassen werden.
• Eine bestimmte Verfügbarkeit des Notarnetzes wird nicht zugesagt. Vor zeitkritischen Vorgängen soll sich der Nutzer über angekündigte Wartungen informieren.
• Stellt sich bei einer gemeldeten Störung heraus, dass die Ursache im Notariat lag, kann die Bundesnotarkammer ihren Prüfaufwand in Rechnung stellen. Die Beweislast für eine Störung liegt beim Amtsträger.

Dazu kommt das Verordnungsrecht. § 5 NotAktVV verlangt, dass Systeme, mit denen elektronische Aufzeichnungen bearbeitet werden, nach dem Stand der Technik gegen unbefugten Zugang geschützt sind und die Aufzeichnungen gegen Verlust, Veränderung und unzureichende Verfügbarkeit gesichert werden. Körperliche Zugangsmittel sind sicher zu verwahren, Wissensdaten für Urkundenarchiv und Notariatsaktenspeicher dürfen keiner anderen Person preisgegeben werden, und der Notar muss dafür sorgen, dass seine Mitarbeitenden diese Regeln einhalten.

Typische Aufgaben im Notariat

Gerade die Datensicherung wird oft unterschätzt, weil das Urkundenarchiv zentral gesichert ist. Nebenakten, Entwürfe, Korrespondenz und die Datenbank der Notariatssoftware liegen aber häufig weiterhin im Büro oder bei einem Hoster. Wie eine belastbare Sicherung aufgebaut ist, beschreibt unser Beitrag zur Backup-Strategie.

Was gilt für IT-Dienstleister im Notariat?

Notare dürfen IT-Dienstleister einbinden, aber nur unter den Voraussetzungen des § 26a BNotO. Die Verschwiegenheitspflicht aus § 18 BNotO erfasst alles, was dem Notar bei Ausübung seines Amtes bekannt geworden ist. § 26a BNotO erlaubt es, Dienstleistern ohne Einwilligung der Beteiligten Zugang zu diesen Tatsachen zu eröffnen, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist. Bedingungen:

1. Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen; die Zusammenarbeit ist unverzüglich zu beenden, wenn die Vorgaben nicht eingehalten werden.
2. Der Vertrag bedarf der Textform.
3. Der Dienstleister ist unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
4. Er darf sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen verschaffen, als es für die Vertragserfüllung erforderlich ist.
5. Es ist festzulegen, ob er weitere Personen heranziehen darf.
6. Für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Amtsgeschäft dienen, ist die Einwilligung des Beteiligten erforderlich.

Anders als § 43e BRAO für Rechtsanwälte und § 62a StBerG für Steuerberater enthält § 26a BNotO keine eigene Regel zu Dienstleistungen im Ausland. Datenschutzrechtliche Vorgaben, etwa zu Übermittlungen in Drittländer, gelten trotzdem. Einen Vergleich der drei Vorschriften finden Sie in unserem Beitrag zu IT-Dienstleistern für Berufsgeheimnisträger.

Fernwartung im Notariat

Für Systeme, die am Notarnetz angeschlossen sind, gelten zusätzlich die Nutzungsbedingungen der Bundesnotarkammer. Fernzugriffe Dritter zum Zweck der Fernwartung dürfen danach nur vorübergehend und verschlüsselt zugelassen werden, müssen vom Amtsträger ausgelöst werden und jederzeit unterbrechbar sein. Ein dauerhaft installierter Fernwartungsagent, über den sich der Dienstleister jederzeit unbeaufsichtigt verbinden kann, passt zu diesen Vorgaben nicht. In der Praxis bewährt sich ein Ablauf, bei dem das Notariat jede Sitzung freigibt und die Sitzungen protokolliert werden.

Hilfreich ist außerdem, den beauftragten IT-Dienstleister gegenüber der Bundesnotarkammer als technischen Ansprechpartner zu benennen. Die Nutzungsbedingungen sehen das vor, und bei Störungen kann sich der Support dann direkt abstimmen.

Checkliste: IT im Notariat

1. Zuständigkeiten klären: Welche Leistungen kommen von der Bundesnotarkammer, welche von NNplus, welche vom Softwareanbieter, welche vom eigenen IT-Dienstleister?
2. Notarnetzbox prüfen: Aktuelles Gerät im Einsatz, Einbindung ins lokale Netz dokumentiert.
3. Chipkarten und Zertifikate: Gültigkeit überwachen, Vertretungszertifikate rechtzeitig bestellen, PINs nicht notieren.
4. Arbeitsplätze absichern: Updates, Verschlüsselung, Schutzsoftware, keine lokalen Administratorrechte für den Alltag.
5. Datensicherung außerhalb des Urkundenarchivs: Notariatssoftware, Nebenakten, E-Mail, mit getesteter Wiederherstellung.
6. Verträge nach § 26a BNotO: Mit IT-Dienstleister, Hoster und Softwareanbieter in Textform, mit Regelung zu Subunternehmern.
7. Auftragsverarbeitung: Verträge nach Art. 28 DSGVO für alle Dienstleister, die personenbezogene Daten verarbeiten.
8. Fernwartung regeln: Nur auf Freigabe, verschlüsselt, protokolliert, jederzeit abbrechbar.
9. Notfallplan: Ausfall von Internet, Notarnetz und Arbeitsplätzen durchspielen; Vorlage im Beitrag zum IT-Notfallplan.

Unterstützung durch Visgenix

Visgenix ist ein IT-Dienstleister aus Frankfurt und betreut kleine und mittlere Unternehmen in Rhein-Main und Rhein-Neckar mit Managed IT zu monatlichen Festpreisen pro Arbeitsplatz. Für Notariate übernehmen wir die IT im Büro rund um die Kammer-Infrastruktur und schließen die Verschwiegenheitsverpflichtung sowie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor dem ersten Zugriff ab. Mehr dazu unter Managed IT für Notare.