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Branchenlösung Kanzleien & Notariate

IT für Rechtsanwälte und Notare mit Sinn für Diskretion

Mandatsgeheimnis und Fristen verlangen eine IT, auf die Sie sich ohne Einschränkung verlassen können. Visgenix betreibt Arbeitsplätze, Netz und Datensicherung für Anwaltskanzleien und Notariate. Für Rechtsanwälte schaffen wir die technischen Voraussetzungen fürs beA, Notariate stimmen wir auf Notarnetz und die Vorgaben der Bundesnotarkammer ab. Das beA selbst betreibt die BRAK, das Notarnetz die Bundesnotarkammer.

Anrufen: +49 69 870017580
  • AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
  • ISO-zertifiziertes Rechenzentrum in Frankfurt am Main
  • Feste Reaktionszeiten je SLA-Stufe
Herausforderungen

Kanzlei und Notariat: verwandt, aber nicht gleich

Manches gilt für beide Berufe, manches nur für einen. Gemeinsam ist beiden, dass Vertrauen zum Beruf gehört. Entsprechend hoch liegt die Messlatte für die IT.

Rechtsanwälte: Am Fristtag zählt jedes Glied
Seit 2022 müssen Rechtsanwälte vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen grundsätzlich als elektronische Dokumente einreichen (§ 130d ZPO). Damit ein fristgebundener Schriftsatz pünktlich ankommt, müssen Arbeitsplatz, Karte, Kartenleser und Internetverbindung reibungslos zusammenspielen. Für Störungen der beA-Infrastruktur selbst ist die BRAK zuständig.
Notare: Klare Grenzen, schnelle Hilfe
Im Notariat ist die Verantwortung sauber verteilt. Notarnetz, Elektronisches Urkundenarchiv, beN und Notarnetzbox betreibt die Bundesnotarkammer. Arbeitsplätze, Netzwerk, Zugang zur Signaturkarte und Datensicherung gehören zum Büro. Wer diese Grenze kennt, weiß im Störungsfall sofort, an wen er sich wendet.
Verschwiegenheit gilt auch gegenüber dem IT-Dienstleister
Was Mandanten Ihnen anvertrauen, steht unter starkem Schutz. § 203 StGB, § 43a BRAO und § 18 BNotO schützen Mandats- und Urkundendaten. Wer als Dienstleister Zugriff erhält, muss zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, bevor er ihn nutzt.
Akten, die Jahre überdauern
Handakten und Verzeichnisse müssen über Jahre auffindbar und unverändert bleiben, im Büro ebenso wie auf dem Notebook beim Außentermin. Verschlüsselte Geräte und ein verlässliches Backup schützen dabei ganze Mandate und die Urkundensammlung.
Lösungsbausteine

Was Anwaltskanzleien und Notariate von Visgenix bekommen

Technik für den beA-Zugang
Am Fristtag soll Ihr Schriftsatz nur noch abgeschickt werden müssen. Dafür sorgen gewartete Arbeitsplätze, eine aktuelle beA Client Security, funktionierende Kartenleser und eine überwachte Internetanbindung. Karte und PIN bleiben bei Ihnen, das beA selbst betreibt die BRAK.
Notariat: Arbeitsumgebung nach Notarnetz-Vorgaben
Die Sicherheitsvorgaben von Notarnetz und Ihrer Notarkammer setzen wir an jedem Arbeitsplatz um, und zwar dauerhaft im laufenden Betrieb: mit Virenschutz, Updates, Passwortschutz und Datensicherung. Welche Vorgaben für Ihr Büro gelten, legen Sie mit der Kammer fest.
Zugriffsrechte und Fernwartung
Mandatsdaten bleiben geschützt, wo immer Sie arbeiten, im Homeoffice wie beim Außentermin. Zugriffsrechte vergeben wir nach klaren Regeln. Fernwartung läuft nur mit Mehrfaktor-Anmeldung.
Datensicherung und geordnete Ablage
Jede Handakte hat ihren festen Platz, mit klaren Zugriffsrechten. Die verschlüsselten Backups liegen in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main und werden regelmäßig zurückgespielt. Ein zertifiziertes Archivsystem ist ein eigenes Produkt. Setzen Sie eines ein, kümmern wir uns um die Umgebung, in der es läuft.
Für Rechtsanwälte

beA, § 43e BRAO und das Mandatsgeheimnis

Verschwiegenheit
§ 43a BRAO und § 203 StGB gelten auch für Mitarbeitende und Dienstleister. Dienstleister mit Zugriff auf Mandatsdaten verpflichten Sie in Textform zur Verschwiegenheit und belehren sie über die strafrechtlichen Folgen (§ 43e Abs. 3 BRAO). Der Zugang beschränkt sich auf das Erforderliche. Unterauftragnehmer und Dienstleister im Ausland regelt das Recht gesondert.
Dienstleister einschalten: § 43e BRAO
Die Vorschrift regelt, unter welchen Bedingungen Sie IT-Dienstleister einsetzen dürfen: sorgfältige Auswahl, Verpflichtung zur Verschwiegenheit, Belehrung über die Strafbarkeit. Für Ihre Prüfung liegen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Maßnahmenbeschreibung von Anfang an bereit.
beA-Technik
Wir halten die beA Client Security aktuell, Kartenleser und Treiber einsatzbereit und die Internetanbindung unter Beobachtung. So ist alles vorbereitet, wenn ein Schriftsatz raus muss. Ablaufdatum und PIN der beA-Karte bleiben in Ihrer Hand.
Kanzleisoftware
Ob RA-MICRO, Advoware, DATEV Anwalt classic oder AnNoText: Gängige Kanzleisoftware läuft auf Servern oder in Terminalsitzungen. Diese Umgebung betreiben wir mit Updates, Sicherung und Fernzugriff, damit Ihre Akten verlässlich zur Hand sind. Die Software selbst betreut der Hersteller.

Diese Übersicht ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie berufsrechtliche Fragen von Ihrer Kammer oder einem Rechtsanwalt klären.

Für Notare

Notarnetz, Urkundenarchiv und Verschwiegenheit nach BNotO

Was die Bundesnotarkammer betreibt
Notarnetz, Elektronisches Urkundenarchiv, beN und Notarnetzbox liegen in der Hand der Bundesnotarkammer. Auf diese Systeme haben wir keinen Einfluss. Für Fragen dazu bleiben der Notarnetz-Support und Ihre Notarkammer Ihre erste Adresse.
Was im Büro bleibt
Alles, was im Büro läuft, liegt bei uns in guten Händen: Arbeitsplätze, lokales Netz, Virenschutz, Updates, Passwortschutz, Zugang zur Signaturkarte und Datensicherung. Wir betreiben und überwachen es, damit Sie sich auf Ihre Urkunden konzentrieren können.
Verschwiegenheit: § 18 BNotO, § 26a BNotO, § 203 StGB
Dienstleister mit Zugriff auf Urkunden- und Mandantendaten müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. § 26a BNotO regelt, unter welchen Voraussetzungen Notare Dienstleister einschalten dürfen. Die Einzelheiten klären Sie mit Ihrer Notarkammer.
Fernwartung und Datensicherung
Aus der Ferne greifen wir nur mit Mehrfaktor-Anmeldung auf Ihre Systeme zu. Ihre Backups sind verschlüsselt und werden regelmäßig getestet. Wie Verwahrungsverzeichnis und Urkundensammlung zu führen sind, regelt das Berufsrecht. Die IT sorgt dafür, dass beide gut geschützt sind.

Diese Übersicht ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie berufsrechtliche Fragen von Ihrer Kammer oder einem Rechtsanwalt klären.

Ablauf

Ein geordneter Start für Anwaltskanzleien und Notariate

  1. 1

    Erstgespräch

    In 30 kostenlosen Minuten per Teams lernen wir Ihre Systeme, Ihre Fachsoftware und Ihre Anforderungen kennen.

  2. 2

    Verträge vor dem ersten Zugriff

    Bevor wir ein einziges System berühren, steht der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für Berufsgeheimnisträger prüfen wir zusätzlich, welche Verschwiegenheitspflichten im Einzelfall in den Vertrag gehören. Eine Rechtsberatung ist das nicht.

  3. 3

    Bestandsaufnahme

    Wir erfassen Geräte, Server, Lizenzen und Zugänge vollständig. Daraus entsteht ein schriftliches Bild Ihrer IT.

  4. 4

    Einrichtung

    Vorab erhalten Sie ein Angebot mit Paketen, Bausteinen, SLA-Stufe und Preisen. Danach richten wir alles Schritt für Schritt ein, während Ihr Tagesgeschäft ganz normal weiterläuft.

  5. 5

    Laufender Betrieb

    Ab jetzt hat Ihre IT einen verlässlichen Rhythmus: Monitoring, Updates und Backups nach Ihrem Paket, Ticketannahme nach Ihrer SLA-Stufe. Für Fragen haben Sie einen festen Ansprechpartner.

Erstgespräch

Erstgespräch für Anwaltskanzleien und Notariate: kostenlos und konkret

In 30 Minuten schauen wir gemeinsam auf Ihren Betrieb. Wir zeigen Ihnen, was Visgenix für Sie übernehmen kann.

Pakete und SLA-Stufen ansehen
Servicezeiten

Wie schnell wir reagieren, entscheiden Sie

Reaktion heißt: Die Bearbeitung beginnt. Eine Lösungszeit sagen wir nicht zu.

Reaktionszeit und Servicezeiten je SLA-Stufe der IT-Betreuung
SLA-StufeReaktionServicezeiten
SLA Basicinnerhalb von 8 GeschäftsstundenMo–Fr 09–17 Uhr
SLA Professionalunter 4 StundenMo–Fr 09–18 Uhr
SLA Businessunter 2 Stunden, kritische Störungen unter 1 StundeMo–Fr 08–19 Uhr
SLA Enterprisekritische Störungen unter 30 MinutenMo–Fr 08–19 Uhr, 24/7-Rufbereitschaft nach Vereinbarung

Das Monitoring wacht rund um die Uhr über Ihre Systeme. Eine 24/7-Rufbereitschaft gibt es nach Vereinbarung in SLA Enterprise. Welche SLA-Stufe zu Ihrem Betrieb passt, klären wir im Erstgespräch.

Regelwerke, die wir im Blick behalten

  • Verschwiegenheit nach § 203 StGB
  • Elektronische Einreichung (§ 130d ZPO)
  • Vorgaben der Bundesnotarkammer (BNotO)
  • DSGVO, Art. 28 und 32

Diese Übersicht ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie berufsrechtliche Fragen von Ihrer Kammer oder einem Rechtsanwalt klären.

FAQ

Häufige Fragen: Anwälte & Notare

Mehr zum Thema

Jede Leistung lässt sich einzeln beauftragen. Zusammen ergeben sie eine IT, in der ein Teil zum anderen passt.

Erstgespräch: 30 Minuten per Microsoft Teams

Das Gespräch ist kostenlos. Wir nennen Ihnen, was Visgenix für Sie übernehmen würde und womit Sie ungefähr rechnen können.