DATEV Cloud und Kanzlei-IT: Betriebsmodelle, Umstellung und Anforderungen für Steuerberater

Der Kanzleiserver ist fünf Jahre alt, die Garantie läuft aus, und gleichzeitig kündigt DATEV an, dass alle Programme in die Cloud wandern. Viele Kanzleiinhaber stehen deshalb 2026 vor derselben Frage: Lohnt sich noch eine Investition in eigene Hardware, oder ist jetzt der Zeitpunkt für einen anderen Betrieb? Dieser Artikel sortiert die DATEV-Betriebsmodelle, fasst den Stand der Cloud-Umstellung zusammen und zeigt, welche Anforderungen an die Kanzlei-IT bleiben oder neu dazukommen.

Stand der Informationen ist September 2026. DATEV ergänzt die Details zur Umstellung laufend; prüfen Sie für Ihre Kanzlei immer den aktuellen Stand im DATEV-Umstellungscockpit.

Was bedeutet „DATEV Cloud“?

„DATEV Cloud“ bezeichnet die neue Generation von DATEV-Lösungen, die nicht mehr lokal installiert, sondern über das Internet aus Rechenzentren genutzt werden. DATEV formuliert das unmissverständlich: Sämtliche DATEV-Programme ziehen in die Cloud um, die fest installierten lokalen Lösungen laufen aus.

Wichtig ist die Abgrenzung zu den bisherigen Angeboten DATEVasp und DATEV-SmartIT. Dort laufen die klassischen Windows-Programme auf Servern im DATEV-Rechenzentrum, und die Kanzlei greift per Remote-Desktop darauf zu. Das ist ausgelagerter Betrieb klassischer Software. Die neue DATEV Cloud meint dagegen Anwendungen, die von Grund auf für den Cloud-Betrieb gebaut sind. DATEV kündigt an, das klassische Rechenzentrum nach und nach durch ein „Cloud Native Rechenzentrum“ zu ersetzen.

Welche DATEV-Betriebsmodelle gibt es 2026?

Aktuell arbeiten Kanzleien mit einem von vier Modellen oder einer Mischung daraus:

Zu SmartIT und DATEVasp: Laut DATEV ist DATEVasp die Wechseloption, wenn mehr als acht Nutzer gleichzeitig arbeiten, mehrere Standorte angebunden werden oder individuelle Anforderungen wie Fremdsoftware, Telefonanlagen oder besondere Druckeinstellungen bestehen.

Wie sich DATEVasp und SmartIT im Zuge der Cloud-Umstellung weiterentwickeln, hat DATEV nach unserem Kenntnisstand im September 2026 nicht mit festen Terminen veröffentlicht. Klar ist nur die Richtung: Die klassischen Programme, die dort betrieben werden, laufen ebenfalls aus.

Wie läuft die Umstellung auf die DATEV Cloud ab?

Die Umstellung erfolgt schrittweise, Programm für Programm, und beginnt 2026. DATEV hat dazu Folgendes veröffentlicht:

1. Ab 2026 ziehen die DATEV-Lösungen schrittweise in die Cloud um, die On-Premises-Varianten laufen aus.
2. Ab Herbst 2026 nimmt die Umstellung im Kanzleimanagement Fahrt auf: Die bisherige Eigenorganisation wird durch DATEV Kanzleimanagement abgelöst.
3. Danach folgen Bereiche wie Lohn, Finanzbuchhaltung und Steuern.
4. Während der Übergangsphase bleiben die On-Premises-Lösungen in Betrieb, neue Entwicklung fließt aber in die Cloud-Angebote.
5. Welche Schritte für die einzelne Kanzlei wann anstehen, zeigt das digitale Umstellungscockpit.

Einen starren mehrjährigen Zeitplan für alle Programme gibt DATEV bewusst nicht vor. Für die Planung bedeutet das: Kanzleien werden über mehrere Jahre in einem Mischbetrieb arbeiten, mit einigen Programmen in der Cloud und anderen noch lokal oder im Rechenzentrum.

Was bedeutet die DATEV Cloud für die Kanzlei-IT?

Die DATEV Cloud reduziert den Bedarf an eigenen Servern, verschiebt die Anforderungen aber auf andere Bereiche. Aus unserer Sicht als IT-Dienstleister sind das die wichtigsten:

Internetanbindung wird zur Betriebsvoraussetzung

Fällt die Leitung aus, kann niemand arbeiten. Eine zweite, technisch unabhängige Verbindung, etwa Glasfaser plus Mobilfunk-Backup oder zwei verschiedene Anbieter, ist in einer Cloud-Kanzlei keine Luxusausstattung. Achten Sie neben dem Download auf ausreichend Upload-Bandbreite, weil gescannte Belege und Videotermine vor allem hochladen.

Identitäten und Anmeldung

Wenn die Anwendungen im Browser laufen, ist das Benutzerkonto der wichtigste Schutz. Jede Person braucht ein eigenes Konto mit starker Anmeldung, gemeinsam genutzte Zugänge sind tabu. Das gilt auch für Microsoft 365, wo viele Kanzleien E-Mail und Dokumente führen. Wie Sie dort MFA sauber einrichten, zeigt unser Beitrag zu Conditional Access und MFA.

Endgeräte statt Server

Die Sicherheitsverantwortung wandert vom Serverraum auf die Arbeitsplätze. Aktuelle Betriebssysteme, zentral verwaltete Updates, Verschlüsselung und ein Schutz, der verdächtiges Verhalten erkennt, sind Pflicht. Arbeitsplätze mit Windows 10 sind seit dem Supportende im Oktober 2025 ohne kostenpflichtige Sicherheitsupdates ein Risiko.

Peripherie und Fremdsoftware

Scanner, Drucker, Kartenlesegeräte, Telefonanlage und Branchenlösungen neben DATEV müssen weiter funktionieren. In der Übergangsphase entstehen hier die meisten Reibungsverluste. Eine vollständige Liste aller Programme und Geräte mit ihren Abhängigkeiten ist deshalb der erste Schritt jeder Planung.

Daten außerhalb von DATEV

Nicht alles liegt in DATEV: Word-Vorlagen, Excel-Auswertungen, E-Mails und Mandantenkorrespondenz liegen oft auf dem Kanzleiserver. Wenn dieser wegfällt, braucht es einen neuen Ort dafür, eine Datensicherung dafür und ein Berechtigungskonzept. Microsoft 365 sichert diese Daten nicht automatisch so, wie Kanzleien es erwarten; mehr dazu in Microsoft 365 Backup.

Was gilt für IT-Dienstleister nach § 203 StGB und § 62a StBerG?

Steuerberater dürfen IT-Dienstleister einbinden und ihnen dabei auch Mandantengeheimnisse zugänglich machen, allerdings nur unter klaren Bedingungen. § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung von Geheimnissen unter Strafe, erlaubt aber die Offenbarung gegenüber mitwirkenden Personen, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Die mitwirkenden Personen machen sich ihrerseits strafbar, wenn sie Geheimnisse unbefugt offenbaren.

§ 62a StBerG konkretisiert die Pflichten des Steuerberaters:

• Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen; die Zusammenarbeit ist zu beenden, wenn die Einhaltung der Vorgaben nicht gewährleistet ist.
• Der Vertrag bedarf der Textform.
• Der Dienstleister muss zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.
• Er darf sich nur insoweit Kenntnis von Geheimnissen verschaffen, wie es für den Auftrag erforderlich ist.
• Es ist festzulegen, ob er Subunternehmer einsetzen darf, und diese sind ebenfalls zu verpflichten.
• Bei Dienstleistungen im Ausland muss der Schutz der Geheimnisse mit dem im Inland vergleichbar sein.

In der Praxis sehen wir häufig zwei Lücken: Der Vertrag mit dem IT-Dienstleister ist ein allgemeiner Wartungsvertrag ohne die Verpflichtung nach § 62a StBerG, und Subunternehmer, etwa für Fernwartungstools oder Hosting, sind nicht geregelt. Beides lässt sich mit einer Zusatzvereinbarung schnell nachholen. Dieser Abschnitt ist eine Übersicht und keine Rechtsberatung; für die Vertragsgestaltung ist Ihre Kammer oder ein Rechtsanwalt der richtige Ansprechpartner.

Checkliste für die Kanzlei-IT 2026

1. Inventur: Alle DATEV-Programme, Fremdsoftware, Geräte und Schnittstellen auflisten.
2. Umstellungscockpit prüfen: Welche Schritte stehen für Ihre Kanzlei als nächstes an?
3. Serverentscheidung vertagen oder verkleinern: Keine große Hardware-Investition ohne Abgleich mit dem Umstellungsplan.
4. Internet redundant auslegen: Zweite Leitung einrichten und den Umschaltfall testen.
5. Konten absichern: Persönliche Konten für alle, MFA überall, keine Sammelzugänge.
6. Endgeräte modernisieren: Windows 11, zentrales Patch-Management, Verschlüsselung, Schutzsoftware.
7. Datenablage außerhalb von DATEV neu ordnen: Speicherort, Berechtigungen und Backup festlegen.
8. Verträge prüfen: Vereinbarungen nach § 62a StBerG mit allen IT-Dienstleistern und deren Subunternehmern.
9. Notfallplan anpassen: Was tun, wenn Internet, DATEV-Dienste oder Microsoft 365 ausfallen?

Unterstützung durch Visgenix

Steuerberatungskanzleien sind einer unserer Schwerpunkte in Rhein-Main und Rhein-Neckar. Wir begleiten die Kanzlei-IT rund um den DATEV-Betrieb, von Arbeitsplätzen und Microsoft 365 bis zur Planung der Übergangsphase, und schließen Verträge mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG. Mehr über unser Betreuungsmodell erfahren Sie unter Managed IT, die Konditionen unter Preise.