E-Rechnung-Pflicht: Was Unternehmen empfangen und ab wann sie senden müssen
Bünyamin Pollin
Geschäftsführung & Technische Leitung
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Beim Versand läuft eine Übergangszeit: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen schicken. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen senden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle.
Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Wie die Finanzverwaltung das auslegt, regeln zwei BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025.
Stand: 29. September 2026
Sie befinden sich im letzten Jahr der allgemeinen Übergangsfrist. Für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 endet sie in rund drei Monaten. Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026.
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein.
Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Das BMF ordnet PDF-Dateien ohne eingebettete Daten, Bilddateien und Rechnungsangaben im E-Mail-Text ausdrücklich als „sonstige Rechnung“ ein. Das gilt auch für eine XML-Datei mit Formatfehlern.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format ist zulässig?
Beide. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Menschen lesen sie nur über eine Anzeige-Software, die das BMF Visualisierungsanwendung nennt. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden Profile enthalten zu wenige Angaben.
Bei ZUGFeRD zählt der XML-Teil. Weichen PDF-Ansicht und strukturierte Daten voneinander ab, gehen laut BMF die strukturierten Daten vor. Wer Rechnungen nur am Bildschirm prüft, prüft also womöglich das Falsche.
Daneben bleibt EDI möglich. Voraussetzung: Sender und Empfänger vereinbaren das Format, und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben lassen sich vollständig in ein EN-16931-konformes Format übertragen.
Welche Fristen gelten beim Senden?
| Zeitraum | Empfang | Versand an inländische Unternehmen |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Pflicht für alle | E-Rechnung ohne Zustimmung des Empfängers erlaubt. Papier oder PDF (PDF nur mit Zustimmung) weiter zulässig. |
| 01.01.2027 bis 31.12.2027 | Pflicht für alle | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €: E-Rechnung Pflicht. Bis 800.000 €: Papier oder PDF weiter zulässig. EDI mit Vereinbarung für alle zulässig. |
| ab 01.01.2028 | Pflicht für alle | E-Rechnung Pflicht für alle, außer den Ausnahmen unten. |
Die Pflicht betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden oder an Unternehmen im Ausland fallen nicht darunter.
Wer ist ausgenommen?
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) dürfen weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Fahrausweise (§ 34 UStDV) ebenso.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen sie trotzdem.
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Heilbehandlungen, lösen keine Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 UStG aus.
E-Rechnung empfangen: Was reicht technisch?
Ein E-Mail-Postfach reicht. Das BMF schreibt ausdrücklich, dass kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen nötig ist. Ablehnen können Sie eine E-Rechnung nicht: Wer sie technisch nicht annehmen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung.
Mit dem Postfach allein ist es aber nicht getan. Die XML-Datei muss lesbar gemacht, geprüft, gebucht und acht Jahre unverändert aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, und zwar in seiner ursprünglichen Form. Ein ausgedrucktes PDF der Rechnung ersetzt die XML-Datei nicht.
Beim Vorsteuerabzug zählt der Inhalt. Fehlen umsatzsteuerliche Pflichtangaben oder sind sie falsch, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Eine Validierungssoftware prüft Format und Geschäftsregeln. Laut BMF dürfen Sie sich auf dieses technische Ergebnis verlassen, müssen den Inhalt aber weiter selbst prüfen. Den Validierungsbericht aufzubewahren, empfiehlt das BMF als Nachweis.
- Eine feste Adresse für den Rechnungseingang festlegen (z. B. ein Gruppenpostfach) und allen Lieferanten mitteilen.
- Klären, welche Software XRechnung und ZUGFeRD anzeigt und validiert. Viele Buchhaltungsprogramme können das bereits.
- Ablauf definieren: Wer prüft, wer gibt frei, wer bucht. Der Validierungsbericht wird mit abgelegt.
- XML-Dateien unverändert archivieren, acht Jahre lang. Nicht nur das PDF speichern.
- Weiterleitungsregeln im Postfach prüfen, damit Rechnungsmails nicht im Posteingang einzelner Mitarbeitender liegen bleiben.
- Absender-Authentifizierung für Ihre Domain einrichten (SPF, DKIM, DMARC). Gefälschte Rechnungsmails sind ein verbreiteter Angriffsweg.
Senden: Was bis Ende 2026 erledigt sein sollte
Prüfen Sie zuerst Ihren Umsatz 2026. Liegt er über 800.000 €, müssen Ihre Rechnungen an Geschäftskunden ab Januar 2027 als XRechnung oder als ZUGFeRD ab 2.0.1 rausgehen. Liegt er darunter, haben Sie ein Jahr mehr. Nutzen Sie es nicht zum Warten.
Rechnungsstellung inventarisieren
Aus welchen Systemen kommen Rechnungen? ERP, Warenwirtschaft, Shop, Abrechnungsmodul einer Branchensoftware, Word-Vorlage. Jede Quelle braucht einen Weg zu XRechnung oder ZUGFeRD.
Software-Fähigkeit klären
Fragen Sie Ihren Softwareanbieter schriftlich, ab welcher Version E-Rechnungen im zulässigen Profil erzeugt werden. Ein PDF mit Logo reicht nicht.
Stammdaten bereinigen
Umsatzsteuer-IDs, Adressen und Ansprechpartner Ihrer Kunden müssen stimmen. Fehlende Pflichtangaben erzeugen Geschäftsregelfehler.
Mit Kunden testen
Schicken Sie Testrechnungen an zwei, drei große Kunden und lassen Sie sich die Validierung bestätigen. Fehler fallen so vor dem Stichtag auf.
Sonderfälle lösen
Wer Rechnungen noch aus selbst gebauten Vorlagen erzeugt, braucht eine Schnittstelle oder eine Rechnungssoftware. Das ist der Teil, der am längsten dauert.
Wo die E-Rechnung Ihre IT berührt
Die E-Rechnung ist ein Steuerthema mit IT-Folgen. Drei Stellen sind betroffen.
Postfach und E-Mail-Sicherheit. Wenn Rechnungen per Mail kommen, wird das Rechnungspostfach zum Einfallstor. Angreifer verschicken gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung. Absender-Prüfung per SPF, DKIM und DMARC und ein Vier-Augen-Prinzip bei neuen Bankdaten senken das Risiko. Mehr dazu im Glossar unter Phishing.
Schnittstellen. Wer Rechnungen aus einer eigenen Software oder einem Portal erzeugt, muss dort XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben. Eingehende XML-Daten landen idealerweise direkt in der Buchhaltung, statt abgetippt zu werden.
Archiv. Die unveränderte Aufbewahrung über acht Jahre braucht einen Speicherort mit Backup und Zugriffsregeln. Ein Ordner auf dem Desktop der Buchhaltung ist das nicht.
Wie Visgenix dabei unterstützt
Die steuerliche Bewertung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrer Steuerberatung. Die IT dahinter übernehmen wir.
Mit Managed Microsoft 365 betreuen wir Exchange, SharePoint und Teams in Ihrem Tenant. In der Stufe Visgenix 365° gehören MFA, Conditional Access, DKIM/DMARC/SPF und ein verwalteter Microsoft Defender dazu. Der Richtpreis liegt bei 2 bis 8 € pro Lizenz und Monat, zuzüglich der Microsoft-Lizenzkosten.
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Muss ich als kleines Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. Sie ist bis Ende 2026 für alle und bis Ende 2027 für Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz noch zulässig, als PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab wann muss ich E-Rechnungen verschicken?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag. Sonst ab dem 1. Januar 2028. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide sind zulässig, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre (§ 14b UStG). Mindestens der strukturierte XML-Teil muss unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.