Shadow IT
Shadow IT bezeichnet Software, Geräte und Cloud-Dienste, die Mitarbeitende ohne Wissen oder Freigabe der IT-Verantwortlichen einsetzen, etwa private Speicherdienste oder eigene Abos.
Ausführliche Erklärung
Meist steckt keine böse Absicht dahinter: Ein Team braucht ein Werkzeug, die offizielle Lösung ist zu langsam oder fehlt, also wird etwas Eigenes gebucht.
Beispiele
- Dateien über private Speicher- oder Transferdienste teilen
- Eigene Projekt- oder Chat-Tools mit Kundendaten
- KI-Dienste, in die interne Texte kopiert werden
- Private Smartphones mit Firmenmail ohne Absicherung
Risiken
- Datenschutz: kein Auftragsverarbeitungsvertrag, unklarer Speicherort
- Sicherheit: keine Updates, keine MFA, keine zentrale Sperre beim Austritt
- Kosten: doppelte Lizenzen und Abos, die niemand überblickt
Was dagegen hilft
Verbote allein helfen wenig. Besser: ein Inventar, das auch Cloud-Dienste erfasst, ein einfacher Weg, neue Werkzeuge zu beantragen, und freigegebene Alternativen für die häufigsten Bedürfnisse. Anmeldungen und App-Zugriffe im Microsoft-365-Mandanten zeigen, was tatsächlich genutzt wird.
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