KI-Telefonassistent, der für Ihr Team ans Telefon geht
Mittagspause, Feierabend, Urlaub: Es geht trotzdem jemand ans Telefon. Ihr Assistent nimmt den Anruf an, versteht das Anliegen und legt Rückruf oder Termin an. Alles, was einen Menschen braucht, geht samt Gesprächsverlauf an Ihr Team.
- Softwareprojekt, Preis nach Umfang
- Übergabe an Menschen
- Anbindung an CRM und Kalender
Wo Anrufe heute liegen bleiben
Anrufe, die niemand annimmt
Mittagspause, Feierabend, Urlaub: Der Anruf endet auf der Mailbox, der Rückruf bleibt liegen.
Ihr Assistent geht ran, fragt nach Name, Rufnummer und Anliegen und legt Rückruf oder Termin an.
Dieselben Fragen, jeden Tag
Öffnungszeiten, Anfahrt, Terminwünsche, Statusfragen: Sie binden Menschen, die Ihre Kunden eigentlich beraten sollen.
Was feststeht, beantwortet der Assistent. Was Fingerspitzengefühl braucht, bleibt bei Ihrem Team.
Rückrufe ohne Vorgeschichte
Die Notiz liegt auf einem Zettel oder in einer Mail, und der Kunde erzählt alles noch einmal.
n8n legt Kontakt und Anliegen im CRM an und trägt den Termin in den Kalender ein. Wer zurückruft, kennt den Anlass.
Die Sorge, Kunden würden abgewimmelt
Wer einen Menschen sprechen möchte, soll ihn bekommen.
Der Assistent übergibt jederzeit an eine Rufgruppe oder Person. Der Gesprächsverlauf geht mit, niemand beginnt von vorn.
Was Ihr Assistent mitbringt
Eine Stimme für Ihr Unternehmen
Der Assistent führt das Gespräch nach einem Ablauf, den wir mit Ihnen schreiben: Begrüßung, Fragen, Auskünfte, Übergabe. Als Stimme eignet sich zum Beispiel ElevenLabs.
Ihre Rufnummer bleibt Ihre Rufnummer
Die Anrufe laufen per SIP vom bestehenden Anschluss zum Assistenten. Welche Anlage das trägt, klären wir vor dem Start.
Alles landet, wo es hingehört
n8n verbindet den Assistenten mit CRM, Ticketsystem und Kalender. Welche Systeme sich anbinden lassen, hängt von Ihrer Umgebung ab.
Ihr Team bleibt erreichbar
Rufgruppen und Zuständigkeiten legen wir mit Ihnen fest. Bei unklarem Anliegen oder auf Wunsch des Anrufers geht der Anruf an Ihr Team.
Dasselbe auf Ihrer Website
Ein Chat-Agent beantwortet Standardfragen, nimmt Anfragen auf und übergibt an Ihr Team, wenn es persönlich werden soll.
Klar gekennzeichnet, sauber geregelt
Je nach Anwendungsfall kann ein Hinweis nötig sein, dass der Anrufer mit einer KI spricht. Speicherung und Transkription stimmen wir vorab mit Ihren Datenschutzvorgaben ab.
Auf dem Stand Ihres Alltags
Öffnungszeiten ändern sich, Abläufe auch. Auf Wunsch betreuen wir den Assistenten nach dem Start und passen ihn an.
So läuft ein Anruf ab
Ein Terminanruf nach Feierabend, vereinfacht als Konzept dargestellt. Es ist kein Kundenprojekt.
- 1
Anruf
- Anrufer wählt Ihre Rufnummer
- Weiterleitung per SIP an den Assistenten
- 2
Anliegen
- Agent erfasst Name und Anliegen
- Anrufer wird über die KI informiert
- 3
Daten
- n8n legt den Kontakt im CRM an
- Termin oder Rückruf wird im Kalender eingetragen
- 4
Ergebnis
- Terminbestätigung oder Auskunft
- Übergabe an Mitarbeitende, wenn nötig
Telefonie und Software aus einem Team
Wir beraten zur Telefonanlage und bauen die Anbindung dazu. Sie sprechen mit den Menschen, die Plattform, Assistent und Schnittstellen verstehen, nicht mit drei Dienstleistern.
Wenn Sie möchten, läuft die Software in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zu jedem Auftrag.
Wir kennen die Telefonanlage
3CX, Placetel, Webex und Teams Phone kennen wir aus Beratung und Einführung
Ein Assistent nach Maß
Gebaut für Ihre Abläufe, kein Baukasten-Bot
Ihr Team bleibt am Zug
Übergabe mit Gesprächsverlauf, jederzeit
Betrieb auf Wunsch
Wartung, Anpassung und Hosting in Frankfurt am Main
Schritt für Schritt zum Ergebnis
Anwendungsfälle klären
Im kostenlosen Erstgespräch legen wir fest, welche Anrufe der Assistent übernimmt und welche bei Ihrem Team bleiben.
Das Gespräch schreiben
Gemeinsam schreiben wir das Gespräch: Begrüßung, Fragen, Auskünfte, Übergabe. Dazu kommt das Wissen, das der Assistent haben darf.
Anbinden und testen
Telefonie, CRM und Kalender werden verbunden. Mit Testanrufen prüfen wir Abläufe und Übergaben, bevor der erste echte Anruf ankommt.
Start und Feinschliff
Nach dem Start lesen wir mit Ihnen die ersten Gespräche und schärfen den Ablauf nach.
Wovon der Umfang abhängt
Ihr Assistent wird für Ihre Anrufe gebaut, deshalb hängt der Umfang an vier Dingen. Nach der Analyse steht der Preis im schriftlichen Angebot.
Anwendungsfälle
Wie viele verschiedene Anliegen der Agent bearbeitet und wie genau der Ablauf je Anliegen ist.
Telefonplattform
Ob 3CX, Placetel, Webex, Teams oder eine andere Anlage dahintersteht und wie sie sich anbinden lässt.
Zielsysteme
Welche CRM-, Ticket- und Kalendersysteme Daten bekommen und was dort geschrieben werden darf.
Datenschutzvorgaben
Was gespeichert, transkribiert und wie lange aufbewahrt werden darf.
Plattformen und Werkzeuge
ElevenLabs
n8n
3CX
Placetel
Webex
Microsoft Teams
Zoom
Ob sich ein Assistent für Ihre Anrufe lohnt, bewerten wir vor dem Angebot.
Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen
“Visgenix IT überzeugt auf ganzer Linie. Vom ersten Kontakt bis zur finalen Umsetzung war die Zusammenarbeit professionell, zuverlässig und lösungsorientiert.”
Super Jungs
“Super Jungs, die die extra Meile gehen und einen unkomplizierten, qualitativ top Job machen! Empfehlenswert!”
“Im Wandel der Zeit und der Schnelllebigkeit im Internet gibt es hier einen zuverlässigen Partner, welcher Sie in jeder Lebenslage unterstützen kann. Hier befindet man sich auf sicherem Kurs Richtung Zukunft. Weiter so!”
“Super freundliche Beratung und immer pünktlich.”
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Anrufe annehmen, auch wenn niemand abhebt
In 30 kostenlosen Minuten klären wir, welche Ihrer Anrufe ein Assistent übernehmen kann und welche bei Ihrem Team bleiben.