Cloud-Telefonanlage, die Ihr Unternehmen verbindet
Eine Rufnummer am Schreibtisch, zu Hause und auf dem Smartphone. Ihre alte ISDN- oder Nebenstellenanlage weicht einer Telefonie, die mit Microsoft 365, CRM und Kundenservice zusammenarbeitet. Ob 3CX, Placetel, Webex oder Teams Phone zu Ihnen passt, entscheidet ein Vergleich Ihrer Anforderungen. Ihre Rufnummern nehmen Sie in der Regel mit.
30 Minuten, kostenlos · Plattformen im Vergleich
Plattformen, mit denen wir arbeiten
3CXTelefonanlage
PlacetelCloud-Telefonie
Microsoft TeamsTeams Phone
WebexCollaboration & Contact Center
n8nProzessautomatisierung
ElevenLabsVoice AI
3CX, Placetel, Webex, Microsoft Teams, n8n und ElevenLabs sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Die Markennennung allein begründet keine Partnerschaft oder Zertifizierung.
Die passende Plattform statt einer Standardlösung
Die richtige Wahl hängt an Ihrem Alltag: Nutzerzahl, Standorte, Rufgruppen, Kundenservice, Ihr Microsoft 365, die nötigen Anbindungen und die Frage, wer die Anlage betreiben soll.
3CX
Eine flexible Telefonanlage, die auf eigener Hardware oder in der Cloud läuft. Passt bei vielen Rufgruppen, SIP-Trunks und eigenen Weiterleitungsregeln.
Placetel
Cloud-Telefonie, die schnell eingeführt ist und sich an Teams und andere Systeme anbinden lässt. Passt, wenn Sie keine eigene Anlage wollen.
Microsoft Teams Phone
Sinnvoll, wenn Teams die zentrale Arbeitsoberfläche ist und Telefonie darin aufgehen soll.
Webex
Größere Collaboration- und Contact-Center-Anforderungen mit mehreren Standorten und Abteilungen.
Telefonie, Video und Chat für Ihr Team
Gespräche laufen dort, wo Ihr Team gerade arbeitet. Nach der Einführung betreuen wir die Kommunikation auf Wunsch weiter.
Telefonanlage ablösen
Schluss mit ISDN und alter Nebenstellenanlage. An ihre Stelle tritt eine Cloud-Telefonanlage, 3CX oder Telefonie über Microsoft Teams. Ihre vertrauten Nummern ziehen in der Regel mit um. Ob das bei Ihren Nummern und Ihrem Anbieter klappt, klären wir vorab.
Videokonferenz und Raumtechnik
Besprechungen, die mit einem Klick beginnen. Teams, Webex oder Zoom werden eingerichtet, Konferenzräume ausgestattet, Raumbuchung und Kalender gleich mit angebunden.
Unified Messaging
Eine Oberfläche für alles, was Ihr Team zum Reden braucht: Telefon, Chat, Anwesenheit und Besprechungen. Je nach Plattform kommen E-Mail, CRM und Ticketsystem dazu.
Eine Rufnummer überall
Wer anruft, erreicht Ihr Team, ob es im Büro sitzt, zu Hause arbeitet oder unterwegs ist. Die eigene Durchwahl wandert mit, vom Schreibtisch bis aufs Smartphone. Neue Kolleginnen und Kollegen sind ab dem ersten Tag erreichbar.
Reporting zur Erreichbarkeit
Sie sehen auf einen Blick, wann Anfragen liegen bleiben. Die Auswertung zeigt Anrufmengen, Wartezeiten und verlorene Anrufe. Rufgruppen und Besetzung passen Sie damit gezielt an.
Kosten konsolidieren
Klarheit über jeden Euro, den Ihre Kommunikation kostet. Heutige und künftige Gesamtkosten stehen nebeneinander: Wartung, Leitungen, Gesprächsgebühren, Lizenzen und Geräte.
Kundenservice und Contact Center
Wer beim Kundenservice anruft, will schnell beim richtigen Menschen landen. Deshalb planen wir die Servicenummer anders als die Durchwahl am Schreibtisch.
Warteschlangen und Rufgruppen
Jeder Anruf findet seinen Weg, verteilt nach Thema, Uhrzeit oder Anrufer. Nimmt niemand ab, übernimmt die nächste Gruppe.
Anbindung ans Ticketsystem
Jede Anfrage an ihrem Platz: zentral erfasst, verteilt und nachvollziehbar. Anrufe lassen sich einem Ticket oder Kundenkonto zuordnen.
Verpasste Anrufe
Ein verpasster Anruf landet in einer Liste oder wird zur Aufgabe. So geht kein Rückruf mehr unter.
Auswertung
Reaktionszeiten, Wartezeiten und Anrufmengen werden messbar. Besetzung und Erreichbarkeit planen Sie damit auf Basis echter Zahlen.
Telefonie trifft Geschäftsprozess
Mit dem Anruf fängt die Arbeit oft erst an. Deshalb verbinden wir die Telefonie mit den Systemen, in denen Ihre Kundendaten liegen.
CRM
Ihr Team weiß, wer anruft, noch bevor es abhebt. Beim eingehenden Anruf erscheint der passende Datensatz. Gesprächsnotizen und Anrufprotokolle landen im CRM, soweit die Plattform das unterstützt.
Helpdesk und Ticketsystem
Anrufe erzeugen Tickets oder ergänzen bestehende. So liegt die ganze Geschichte eines Anliegens an einer Stelle.
DATEV und Branchensoftware
Telefonie, die Ihre Mandanten und Kunden kennt. Wo Schnittstellen existieren, binden wir sie an Ihre Mandanten- oder Kundenstammdaten an. Ob das mit Ihrer Software geht, prüfen wir im Vorfeld.
Eigene Software und APIs
Auch Ihre eigene Software kann mit der Telefonie sprechen. Für individuelle Anwendungen entwickeln wir Schnittstellen, über die Anrufdaten und Aktionen mit Ihren Systemen ausgetauscht werden.
Beispiele für Anbindungen
DATEV
HubSpot
Salesforce
Microsoft- n8n
Welche Systeme sich anbinden lassen, hängt von Plattform, Schnittstellen und Lizenzen ab.
Mehr als eine Telefonanlage: Automatisierung mit n8n
Nach dem Auflegen kann sich vieles von selbst erledigen. 3CX, Placetel, Webex oder Teams sind die Plattform, über die telefoniert wird. n8n verbindet sie mit CRM, Tickets und Kalender.
CRM-Automatisierung
Der Anruf ist beendet, die Arbeit im CRM schon getan: Kontakte, Anrufnotizen und Wiedervorlagen entstehen direkt aus dem Gespräch.
Ticket-Automatisierung
Aus Anrufen und Voicemails werden Tickets, fertig sortiert nach Anrufer, Anliegen und Priorität.
Verpasste Anrufe
Die zuständige Person erhält direkt eine Benachrichtigung, mit Rufnummer und Kundenbezug.
Terminvereinbarung
Rückrufe und Termine stehen direkt im Kalender der zuständigen Person.
Voice AI: Sprach-Agenten an der Telefonanlage
Öffnungszeiten, Terminwünsche, Statusfragen: Solche Anrufe kann ein Sprach-Agent übernehmen, zum Beispiel mit ElevenLabs, über SIP an Ihre Telefonie angebunden. Ob das zu Ihren Anliegen passt, bewerten wir vorher und planen dann die Anbindung. Ihr Team gewinnt Zeit für die Gespräche, die einen Menschen brauchen.
AI-Telefonassistent
Ein Sprach-Agent übernimmt die Anrufe, bei denen klar ist, worum es geht: Öffnungszeiten, Terminwünsche, Statusfragen oder die Weiterleitung an die richtige Person.
Übergabe an Menschen
Ist das Anliegen unklar oder möchte der Anrufer jemanden sprechen, übergibt der Agent an einen Menschen, samt bisherigem Gesprächsverlauf.
Transparenz und Datenschutz
Je nach Anwendungsfall und geltenden Vorgaben kann ein Hinweis nötig sein, dass der Anrufer mit einer KI spricht. Keine Rechtsberatung. Speicherung und Transkription stimmen wir vorab mit Ihren Datenschutzvorgaben ab.
Erreichbar bleiben, wenn etwas ausfällt
Am Telefon hängen Aufträge. Deshalb planen wir Sicherheit, Aufbewahrung und Ausfälle mit ein.
Sicherheit
Verbindungsaufbau und Gespräche sind verschlüsselt, soweit Plattform und Anbieter das unterstützen. Jede Sicherheitseinstellung ist dokumentiert und damit jederzeit nachvollziehbar.
Aufbewahrung und Aufzeichnung
Aufbewahrung, Gesprächsaufzeichnung und Archivierung konfigurieren wir, soweit erforderlich, passend zu Ihren betrieblichen und rechtlichen Vorgaben.
Alternative Rufziele
Fällt ein Standort oder die Anlage aus, greifen vorher festgelegte Regeln: Anrufe gehen auf Mobilnummern, an einen anderen Standort oder auf eine Ansage.
Redundanz
So viel Absicherung, wie Ihre Erreichbarkeit braucht. Möglich sind eine zweite Internetleitung, Provider-Failover und Notfallrouting. Was davon sinnvoll ist, bewerten wir mit Ihnen.
Vor dem Go-Live erstellen wir einen dokumentierten Notfallplan mit Rufzielen, Ansprechpartnern und Testergebnissen.
Vom alten Anschluss zur neuen Telefonie
Erst Parallelbetrieb, dann Umschaltung. Den laufenden Betrieb übernehmen wir danach auf Wunsch, als eigenen Auftrag.
Bestandsaufnahme
Ein vollständiges Bild Ihrer Kommunikation: Rufnummern, Nutzer, Standorte, Geräte, Rufgruppen und bestehende Verträge, dazu Ihr Microsoft 365 und die Systeme, die an die Telefonie sollen.
Plattformvergleich
Die passenden Plattformen treten mit ihren Gesamtkosten gegeneinander an. Am Ende stehen eine klare Empfehlung und eine Zielarchitektur mit Rufnummern- und Notfallplan.
Umstellung
Alt und neu laufen zunächst nebeneinander. Rufgruppen und Notrufe werden getestet, die Rufnummernübernahme ist so terminiert, dass die Ausfallzeit kurz bleibt.
Betrieb (optional)
Auch nach dem Go-live in guten Händen: Auf Wunsch betreuen wir Telefonie, Benutzerverwaltung und Support im laufenden Betrieb.
Beispiel eines UC-Projekts
Illustratives Beispiel, keine Kundendaten.
- 1
Ausgangslage
- Klassische Nebenstellenanlage
- Getrennte Mobiltelefone
- Keine CRM-Anbindung
- Verpasste Anrufe nicht nachvollziehbar
- 2
Umsetzung
- Plattformvergleich und Rufnummernplan
- Cloud-Telefonie mit Rufgruppen
- CRM-Anbindung
- Parallelbetrieb, dann Umschaltung
- 3
Danach
- Zentrale Cloud-Telefonie
- Rufnummer auf Desktop und Mobil
- CRM-Anruferkennung
- Warteschlangen und Reporting
- Automatisierte Nachbearbeitung
Beispielablauf mit AI-Telefonassistent
Ein Terminanruf außerhalb der Besetzungszeiten, als Konzept vereinfacht dargestellt. Es ist kein Kundenprojekt.
- 1
Anruf
- Anrufer wählt Ihre Rufnummer
- Weiterleitung per SIP an den ElevenLabs-Agent
- 2
Anliegen
- Agent erfasst Name und Anliegen
- Anrufer wird über die KI informiert
- 3
Daten
- n8n legt den Kontakt im CRM an
- Termin oder Rückruf wird im Kalender eingetragen
- 4
Ergebnis
- Terminbestätigung oder Auskunft
- Übergabe an Mitarbeitende, wenn nötig
Wovon Aufwand und Dauer abhängen
Ein Büro mit einer Rufgruppe ist schneller umgestellt als ein Kundenservice an mehreren Standorten. Diese Punkte bestimmen den Aufwand.
Nutzer und Standorte
Wie viele Arbeitsplätze, Standorte, Rufgruppen und Endgeräte dazugehören.
Rufnummern und Verträge
Rufnummernblöcke, Anbieter und Kündigungsfristen bestimmen, wann portiert werden kann.
Integrationen
Jede Anbindung an CRM, Ticketsystem, DATEV oder eigene Software bringt Mehrwert und ihren eigenen Aufwand.
Betriebsmodell
Eigene Anlage, Cloud oder Teams Phone verändern Einrichtung und laufende Kosten.
Wie zuverlässig Telefon und Video laufen, hängt auch an Netzwerk, Arbeitsplatz und Sicherheit.
- LeistungInfrastrukturEin Netz, auf dem Gespräche klar klingen: Netzwerk und Cloud, ausgelegt auf stabile Sprach- und Videoverbindungen.
- LeistungArbeitsplatzDer Arbeitsplatz rund um die Telefonie: Microsoft 365, Endgeräte und Anwendungen, mit denen Ihr Team jeden Tag zusammenarbeitet.
- LeistungIT-SicherheitKommunikation, die geschützt bleibt: Zugriffsschutz für Ihre Kanäle und Beratung zur Compliance.
- LeistungIT-StrategieEine Roadmap, die jede IT-Investition an Ihren Geschäftszielen ausrichtet.
- LeistungUmsetzungVorhaben, die geordnet ins Ziel kommen: Projektmanagement für IT-Projekte, mit möglichst kurzen Ausfallzeiten.
- LeistungKI-TelefonassistentSprach-Agenten für Ihre Rufnummer, als eigenes Softwareprojekt mit Anbindung an CRM und Kalender. Hier planen wir nur die Telefonie-Anbindung.
- LeistungKI-BeratungWelche Abläufe sich für KI lohnen, mit Readiness-Check und Roadmap.
Häufige Fragen zu Telefonie und Unified Communications
Erreichbar, wo immer Ihr Team arbeitet
Im Erstgespräch schauen wir auf Rufnummern, Standorte und Ihre Abläufe im Kundenservice. So finden wir die Plattform, die zu Ihnen passt.