IT für Notare, abgestimmt auf Notarnetz und Vorgaben der Bundesnotarkammer

Wir betreuen Arbeitsplätze, Netzwerk und Datensicherung von Notariaten in Rhein-Main, per Fernwartung aus Frankfurt und nach Absprache vor Ort. Vor dem ersten Zugriff verpflichten wir uns in Textform zur Verschwiegenheit.

Was Verschwiegenheitspflicht und Datenschutz von Ihrem IT-Dienstleister verlangen

Verschwiegenheit nach § 18 BNotO und § 203 StGB. Notare sind zur Verschwiegenheit über alles verpflichtet, was ihnen bei Ausübung ihres Amtes bekannt geworden ist. § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB stellt die unbefugte Offenbarung unter Strafe. Einem externen IT-Dienstleister dürfen Sie Geheimnisse nur zugänglich machen, soweit seine Arbeit das erfordert, und Sie müssen dafür sorgen, dass er zur Geheimhaltung verpflichtet wurde (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB).

Inanspruchnahme von Dienstleistungen nach § 26a BNotO. Sie wählen den Dienstleister sorgfältig aus und beenden die Zusammenarbeit unverzüglich, wenn er die Vorgaben nicht einhält. Der Vertrag wird in Textform geschlossen. Darin verpflichtet sich der Dienstleister zur Verschwiegenheit, wird über die strafrechtlichen Folgen belehrt und darf sich nur so weit Kenntnis von geheimen Tatsachen verschaffen, wie es für seine Aufgabe erforderlich ist. Festgelegt wird auch, ob er weitere Personen hinzuziehen darf; diese muss er in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. Dient eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Amtsgeschäft, braucht es zusätzlich die Einwilligung der Beteiligten.

Datenschutz nach DSGVO. Die Daten der Beteiligten sind personenbezogene Daten. Art. 32 DSGVO verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, zum Beispiel Verschlüsselung und die Fähigkeit, Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen. Verarbeitet ein IT-Dienstleister diese Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Den AVV schließen wir mit Ihnen ab.

Was die Bundesnotarkammer betreibt und was in Ihrem Büro bleibt

Einen Teil der Technik eines Notariats stellt die Bundesnotarkammer. Das Elektronische Urkundenarchiv betreibt sie als Urkundenarchivbehörde: Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis werden seit dem 01.01.2022 elektronisch geführt, die elektronische Urkundensammlung seit dem 01.07.2022. Das besondere elektronische Notarpostfach (beN) richtet sie nach § 78n BNotO für jeden Notar ein. Genutzt wird es über ihre Basisanwendung XNP, die Anmeldung erfolgt mit der Signaturkarte. Den Zugang zu den Fachverfahren der Bundesnotarkammer bietet die Notarnetzbox, die die Bundesnotarkammer kostenfrei zur Verfügung stellt; den Betrieb des Notarnetzes erbringt seit dem 16.06.2025 die NNplus GmbH in ihrem Auftrag. Die Box wird nicht Eigentum des Notars, darf nicht geöffnet und ihre Einstellungen dürfen nicht zurückgesetzt werden. Wir verändern die Notarnetzbox nicht; bei Störungen der Box ist der Notarnetz-Support zuständig.

Für die Systeme in Ihrem Büro sind Sie selbst verantwortlich. Nach den Sicherheitsrichtlinien für das Notarnetz verpflichtet der Anschluss Sie, die lokale Sicherheit sicherzustellen. Verlangt werden unter anderem ein Virenschutz auf jedem angeschlossenen System mit mindestens arbeitstäglich aktualisierten Virendefinitionen, regelmäßige Sicherheitsupdates für Betriebssysteme und Programme, eine regelmäßige Datensicherung, deren Wiederherstellbarkeit geprüft wird, und eine passwortgesicherte Anmeldung an allen Geräten im Netzwerk. Ein zusätzlicher Internetzugang darf den Zugriff auf das Notarnetz nicht gefährden. Fernwartung soll nur im Bedarfsfall und vorübergehend aktiviert werden, verschlüsselt, vom Notar veranlasst und jederzeit unterbrechbar; Fernwartungsprogramme, die ständig und unüberwacht mit einem Server im Internet verbunden sind, sind nicht erlaubt. Die Richtlinien sehen einen Systembetreuer vor, der die lokalen Sicherheitseinrichtungen wartet. Diese Aufgabe übernehmen wir.

  • Arbeitsplätze: Windows-Rechner zentral verwaltet und inventarisiert, mit Endpoint-Protection auf jedem Gerät und verschlüsselten Laptops. Kartenleser und Treiber für die Signaturkarten richten wir ein und halten sie aktuell, XNP installieren und aktualisieren wir nach dem Administrationshandbuch der Bundesnotarkammer.
  • Updates: Sicherheitsupdates für Betriebssystem und Software in geplanten Wartungsfenstern, vorher auf Verträglichkeit geprüft. Sie erfahren vorab, was eingespielt wird, und können einzelne Updates zurückstellen.
  • Backup: tägliche, verschlüsselte Sicherung Ihres Servers und der Daten Ihrer Notarsoftware. Eine Kopie liegt in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Regelmäßige Restore-Tests zeigen, dass sich die Sicherung zurückspielen lässt. Die elektronische Urkundensammlung verwahrt die Bundesnotarkammer; wir sichern, was in Ihrem Büro liegt.
  • Remote-Zugriff: Arbeiten aus dem Homeoffice über verschlüsselte Verbindungen mit Mehrfaktor-Anmeldung. Unsere Techniker greifen nur auf Ihre Anforderung zu, jede Sitzung wird protokolliert. Wie Überwachung und Fernwartung in Ihrem Büro mit den Sicherheitsrichtlinien für das Notarnetz zusammenpassen, legen wir in der Bestandsaufnahme mit Ihnen fest.
1
Erstgespräch

Sie schildern uns die Größe Ihres Notariats, Standorte und die Notarsoftware, die Sie einsetzen. Das Gespräch ist kostenlos.

2
Verträge vor dem ersten Zugriff

Bevor wir Ihre Systeme sehen, schließen wir den Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 26a BNotO und den AVV nach Art. 28 DSGVO.

3
Bestandsaufnahme

Wir erfassen Arbeitsplätze, Netzwerk, Kartenleser, Datensicherung und Zugänge und gleichen sie mit den Sicherheitsrichtlinien für das Notarnetz ab. Die Notarnetzbox bleibt dabei unberührt.

4
Einrichtung

Überwachung, Backup und Update-Verwaltung richten wir ein. Umstellungen legen wir mit Ihnen so, dass sie nicht mit Beurkundungsterminen zusammenfallen.

5
Laufender Betrieb

Wir überwachen die Systeme, spielen Updates ein und lösen Anfragen Ihres Teams per Telefon, Ticket oder Fernwartung.

Sprechen wir über die IT Ihres Notariats

Im Erstgespräch klären wir, wie Arbeitsplätze, Netzwerk und Datensicherung in Ihrem Notariat heute betrieben werden und welche Teile wir übernehmen würden. Sie erreichen uns auch unter +49 69 870017580.

Erstgespräch vereinbaren

Quellen: § 18 BNotO, Pflicht zur Verschwiegenheit, § 26a BNotO, Inanspruchnahme von Dienstleistungen, § 78n BNotO, Besonderes elektronisches Notarpostfach, § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen, Bundesnotarkammer: Inbetriebnahme des Elektronischen Urkundenarchivs, Bundesnotarkammer Onlinehilfe: FAQ zum besonderen elektronischen Notarpostfach (beN), Bundesnotarkammer: Auslagerung Notarnetz und NotarnetzPlus, Schreiben vom 05.06.2025, Sicherheitsrichtlinien für die Teilnahme am Notarnetz der Bundesnotarkammer (Stand September 2021), Bundesnotarkammer Onlinehilfe: XNP, Administrationshandbuch für Systembetreuer, DSGVO, Art. 28 und Art. 32