IT für Anwaltskanzleien, die beA-Betrieb und Mandatsgeheimnis zusammen regelt

Wir betreuen Arbeitsplätze, Server und Datensicherung von Anwaltskanzleien in Rhein-Main, per Fernwartung aus Frankfurt und nach Absprache vor Ort. Vor dem ersten Zugriff verpflichten wir uns in Textform zur Verschwiegenheit.

Drei Regelwerke bestimmen, wie die IT einer Anwaltskanzlei aufgebaut sein muss

Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO und § 203 StGB. Rechtsanwälte sind zur Verschwiegenheit über alles verpflichtet, was ihnen in Ausübung ihres Berufes bekannt geworden ist. Wer ein Mandantengeheimnis unbefugt offenbart, macht sich nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB strafbar. Einem externen IT-Dienstleister dürfen Sie Geheimnisse nur zugänglich machen, soweit seine Arbeit das erfordert, und Sie müssen dafür sorgen, dass er zur Geheimhaltung verpflichtet wurde (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB).

Inanspruchnahme von Dienstleistungen nach § 43e BRAO. Die Vorschrift regelt die Einzelheiten: Sie wählen den Dienstleister sorgfältig aus und beenden die Zusammenarbeit, wenn er die Vorgaben nicht einhält. Der Vertrag wird in Textform geschlossen. Darin verpflichtet sich der Dienstleister zur Verschwiegenheit, wird über die strafrechtlichen Folgen belehrt und darf sich nur so weit Kenntnis von Mandantengeheimnissen verschaffen, wie es für seine Aufgabe erforderlich ist. Festgelegt wird auch, ob er weitere Personen hinzuziehen darf; diese muss er in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. Wird die Dienstleistung im Ausland erbracht, muss der Geheimnisschutz dort dem inländischen vergleichbar sein. Dient eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es zusätzlich die Einwilligung des Mandanten.

Datenschutz nach DSGVO. Mandantendaten sind personenbezogene Daten. Art. 32 DSGVO verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, zum Beispiel Verschlüsselung und die Fähigkeit, Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen. Verarbeitet ein IT-Dienstleister diese Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Den AVV schließen wir mit Ihnen ab.

Das beA ist seit 2022 Pflicht, die Technik dahinter betreuen wir

Seit dem 01.01.2022 müssen Rechtsanwälte Schriftsätze, Anlagen und schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen elektronisch bei Gericht einreichen, im Zivilprozess nach § 130d ZPO, in den anderen Gerichtsbarkeiten nach den entsprechenden Vorschriften der übrigen Prozessordnungen. Per Post oder Fax geht das nur noch als Ersatzeinreichung, wenn die elektronische Übermittlung aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich ist, und das müssen Sie glaubhaft machen. Außerdem sind Sie nach § 31a Abs. 6 BRAO verpflichtet, die für die Nutzung des beA erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten und Zustellungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen.

Für die Anmeldung am beA braucht der Arbeitsplatz die beA Client Security, einen unterstützten Kartenleser mit Treiber und eine beA-Karte oder ein Softwarezertifikat. Viele Kanzleien arbeiten mit dem beA nicht über die Webanwendung, sondern aus ihrer Kanzleisoftware heraus. Die beA-Karten bestellen Sie bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer, die Erstregistrierung erfolgt mit Karte und PIN über die beA-Webanwendung. Für Fragen zur Bedienung bleiben der beA-Support der BRAK und der Hersteller Ihrer Kanzleisoftware Ihre Ansprechpartner; wir kümmern uns um die Technik, auf der beides läuft.

  • Arbeitsplätze: Windows-Rechner zentral verwaltet und inventarisiert, mit Endpoint-Protection auf jedem Gerät und verschlüsselten Laptops. beA Client Security und Kartenleser-Treiber halten wir auf den Arbeitsplätzen aktuell.
  • Updates: Sicherheitsupdates für Betriebssystem und Software in geplanten Wartungsfenstern, vorher auf Verträglichkeit geprüft. Sie erfahren vorab, was eingespielt wird, und können einzelne Updates zurückstellen.
  • Backup: tägliche, verschlüsselte Sicherung des Kanzleiservers, einschließlich der Daten Ihrer Kanzleisoftware, etwa RA-MICRO, Advoware, DATEV Anwalt classic oder AnNoText, wenn sie auf Ihrem eigenen Server läuft. Eine Kopie liegt in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Regelmäßige Restore-Tests zeigen, dass sich die Sicherung zurückspielen lässt.
  • Remote-Zugriff: Arbeiten aus dem Homeoffice über verschlüsselte Verbindungen mit Mehrfaktor-Anmeldung. Unsere Techniker greifen nur auf Ihre Anforderung zu, jede Sitzung wird protokolliert.
1
Erstgespräch

Sie schildern uns Kanzleigröße, Standorte, Ihre Kanzleisoftware und wie Sie das beA nutzen. Das Gespräch ist kostenlos.

2
Verträge vor dem ersten Zugriff

Bevor wir Ihre Systeme sehen, schließen wir den Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO und den AVV nach Art. 28 DSGVO.

3
Bestandsaufnahme

Wir erfassen Arbeitsplätze, Server, Kartenleser, Datensicherung und Zugänge und zeigen Ihnen, wo Updates, Backup oder Zugriffsrechte Lücken haben.

4
Einrichtung

Überwachung, Backup und Update-Verwaltung richten wir ein. Umstellungen legen wir mit Ihnen so, dass sie nicht auf Tage mit ablaufenden Fristen fallen.

5
Laufender Betrieb

Wir überwachen die Systeme, spielen Updates ein und lösen Anfragen Ihres Teams per Telefon, Ticket oder Fernwartung.

Sprechen wir über die IT Ihrer Kanzlei

Im Erstgespräch klären wir, wie Ihre Kanzleisoftware und Ihre beA-Arbeitsplätze heute betrieben werden und welche Teile wir übernehmen würden. Sie erreichen uns auch unter +49 69 870017580.

Erstgespräch vereinbaren

Quellen: § 43a BRAO, Grundpflichten (Verschwiegenheit, Abs. 2), § 43e BRAO, Inanspruchnahme von Dienstleistungen, § 31a BRAO, Besonderes elektronisches Anwaltspostfach, § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen, § 130d ZPO, Nutzungspflicht für Rechtsanwälte und Behörden, BRAK: Elektronischer Rechtsverkehr, aktive Nutzungspflicht seit 1.1.2022, beA-Support der BRAK: Erste Schritte im beA, DSGVO, Art. 28 und Art. 32