E-Mail-Archivierung: Welche Pflichten Unternehmen 2026 wirklich haben

Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen und Rechnungen kommen heute fast nur noch per E-Mail. Damit liegen steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen in Postfächern, aus denen Mitarbeitende jederzeit löschen können. Viele Geschäftsführer wissen, dass es eine Pflicht zur E-Mail-Archivierung gibt, aber nicht, welche Mails sie betrifft, wie lange sie gilt und ob Microsoft 365 dafür reicht. Dieser Artikel ordnet den Rechtsstand im September 2026 ein, einschließlich der verkürzten Fristen durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz.

Gibt es eine Pflicht zur E-Mail-Archivierung?

Ja, eine Pflicht zur E-Mail-Archivierung besteht für alle E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbrief oder als Buchungsbeleg dienen. Ein eigenes „E-Mail-Archivierungsgesetz“ gibt es nicht. Die Pflicht ergibt sich aus zwei Vorschriften:

• § 257 HGB verpflichtet jeden Kaufmann, empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege geordnet aufzubewahren. Handelsbriefe sind laut Gesetz nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
• § 147 AO verlangt dasselbe für steuerliche Zwecke und spricht von Handels- oder Geschäftsbriefen. Hinzu kommen sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Auf welchem Weg ein Brief kommt, spielt keine Rolle. Die GoBD, die Verwaltungsvorschrift der Finanzverwaltung zur elektronischen Buchführung, stellen in Randziffer 121 klar, dass es auf Inhalt und Funktion ankommt, nicht auf die Bezeichnung. E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind deshalb in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.

Welche E-Mails müssen aufbewahrt werden?

Aufbewahrt werden müssen E-Mails, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen, durchführen oder rückgängig machen, sowie E-Mails, die eine Buchung belegen. Die folgende Übersicht hilft bei der Einordnung:

Für die Transport-Mail gilt laut GoBD: Dient eine E-Mail nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung und enthält sie sonst keine aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig, so wie früher der Briefumschlag. Steht im Mailtext dagegen etwa eine Zahlungsvereinbarung, gehört die Mail dazu.

In der Praxis ist die Trennung schwer. Mitarbeitende entscheiden nicht zuverlässig bei jeder Mail, ob sie einen Geschäftsbrief vor sich haben. Deshalb archivieren die meisten Unternehmen alle ein- und ausgehenden geschäftlichen E-Mails automatisch und regeln das Löschen nach Fristablauf zentral.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, E-Mails, die als Buchungsbeleg dienen, seit dem 01.01.2025 acht Jahre statt bisher zehn. Die Verkürzung stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und steht heute in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB.

Drei Details, die in der Praxis oft übersehen werden:

1. Fristbeginn: Die Frist beginnt nicht mit dem Datum der Mail, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie empfangen oder versendet wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2034 aufbewahrt werden.
2. Rückwirkung: Nach Art. 97 § 19a EGAO gilt die Acht-Jahres-Frist für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Rechnerisch dürfen damit seit dem 01.01.2026 Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und früher vernichtet werden.
3. Verlängerung durch offene Verfahren: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft, etwa bei laufenden Betriebsprüfungen oder Einsprüchen. Vor dem Löschen sollten Sie deshalb Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten.

Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten für Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre. Außerdem können andere Gesetze oder Verträge längere Fristen vorsehen, etwa bei Gewährleistung oder Produkthaftung. Dieser Artikel ist eine technische Einordnung und keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was bedeutet GoBD-konforme E-Mail-Archivierung?

GoBD-konforme E-Mail-Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Mails vollständig, im Originalformat, unveränderbar, geordnet und während der ganzen Frist maschinell auswertbar gespeichert werden. Der verbreitete Begriff „revisionssicher“ steht nicht im Gesetz, beschreibt aber genau diese Anforderungen.

Die wichtigsten Anforderungen im Einzelnen:

• Unveränderbarkeit: Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ein Archiv muss Löschen und Bearbeiten verhindern oder lückenlos protokollieren.
• Originalformat: Eingehende Geschäftsbriefe und Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung, zum Beispiel von MSG in PDF, ist laut GoBD nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
• Vollständigkeit: Anhänge gehören dazu. Eine Mail ohne die angehängte Rechnung nützt im Zweifel nichts.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Das Finanzamt darf bei einer Außenprüfung auf die Daten zugreifen und sie auswerten. Das Archiv muss Suchen und Exportieren ermöglichen, auch nach einem Systemwechsel.
• Verfahrensdokumentation: Es muss schriftlich beschrieben sein, wie E-Mails erfasst, archiviert, geschützt und nach Fristablauf gelöscht werden.

Was gilt für E-Rechnungen per E-Mail?

Seit 2025 kommen immer mehr Rechnungen als E-Rechnung im XML-Format oder als ZUGFeRD-Datei. Die GoBD wurden dazu am 14.07.2025 angepasst. Danach genügt es, den strukturierten Teil der E-Rechnung (die XML-Daten) aufzubewahren. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, etwa Buchungsvermerke. Wichtig: Die XML-Datei darf nicht durch eine Formatumwandlung verloren gehen. Wer Rechnungsanhänge automatisch in ein Bildformat umwandelt, löscht genau das, was aufbewahrt werden muss. Was die E-Rechnung für kleinere Betriebe sonst bedeutet, beschreibt der Artikel Digitalisierung im Handwerk.

Reicht das Archiv von Exchange oder Microsoft 365?

Ein normales Postfach oder das Online-Archivpostfach in Microsoft 365 reicht allein nicht, weil Benutzer Mails dort verschieben und löschen können. Das Archivpostfach ist in erster Linie zusätzlicher Speicherplatz, kein manipulationssicheres Archiv.

Microsoft 365 bringt aber Werkzeuge mit, die sich für die Aufbewahrung nutzen lassen, abhängig von der Lizenz:

• Aufbewahrungsrichtlinien (Microsoft Purview): Sie sorgen dafür, dass Mails für einen festgelegten Zeitraum erhalten bleiben, auch wenn ein Benutzer sie löscht. Gelöschte Elemente werden im Hintergrund im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ aufbewahrt.
• Erhaltungssperre (Preservation Lock): Sie sperrt eine Aufbewahrungsrichtlinie so, dass niemand, auch kein Administrator, sie deaktivieren, löschen oder abschwächen kann.
• Inhaltssuche und eDiscovery: Damit lassen sich Mails für eine Prüfung suchen und exportieren.

Richtig konfiguriert, kann Microsoft 365 viele GoBD-Anforderungen abdecken. Die Verantwortung für Konfiguration, Dokumentation und Nachweis bleibt aber bei Ihnen. Eine separate Archivlösung speichert Mails dagegen direkt beim Ein- und Ausgang in einem eigenen, schreibgeschützten Speicher.

Aus Erfahrung ist die separate Archivlösung für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen die unkompliziertere Wahl, weil sie auch nach einem Wechsel von Mailsystem oder Dienstleister funktioniert. Wer bereits Microsoft 365 Business Premium oder höher nutzt und jemanden hat, der die Richtlinien sauber pflegt, kommt oft ohne Zusatzprodukt aus. Wichtig in beiden Fällen: Archivierung ersetzt kein Backup. Warum, erklärt der Artikel Microsoft 365 Backup.

Wie führen Sie eine E-Mail-Archivierung ein?

Eine E-Mail-Archivierung führen Sie am besten in sechs Schritten ein, bevor Sie Altdaten anfassen:

1. Bestandsaufnahme: Welche Postfächer gibt es, inklusive Sammelpostfächer wie info@ oder rechnung@, und wo liegen alte PST-Dateien?
2. Regeln festlegen: Wird alles archiviert oder nur bestimmte Postfächer? Wie werden private E-Mails behandelt? Hier ist eine klare Regelung zur Privatnutzung wichtig, weil sie datenschutzrechtliche Folgen hat.
3. Lösung auswählen: Microsoft 365 mit Aufbewahrungsrichtlinien oder separate Archivlösung, abhängig von Lizenz, Größe und internem Know-how.
4. Journal oder Echtzeit-Archivierung einschalten, damit jede Mail beim Ein- und Ausgang erfasst wird, bevor jemand sie löschen kann.
5. Altbestände übernehmen: Vorhandene Postfächer und PST-Dateien importieren, soweit sie noch in die Frist fallen.
6. Verfahrensdokumentation schreiben und Löschung planen: Nach Fristablauf müssen personenbezogene Daten nach DSGVO gelöscht werden. Das Archiv sollte das automatisch können.

Typische Fehler, die wir bei Bestandsaufnahmen sehen: Rechnungen, die nur im Postfach der Buchhaltungskraft liegen, PST-Dateien auf lokalen Festplatten ohne Backup und Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitender, die nach dem Löschen der Lizenz verschwunden sind.

Unterstützung durch Visgenix

Visgenix richtet für Unternehmen in Rhein-Main und Rhein-Neckar E-Mail-Archivierung ein, ob über Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft 365 oder eine separate Archivlösung, und betreut sie im laufenden Betrieb. Was zur Betreuung gehört, sehen Sie unter Managed IT Services. Für die Planung von Arbeitsplatz und Microsoft 365 finden Sie weitere Informationen unter Beratung Arbeitsplatz.