IT auslagern oder eigene IT-Abteilung: was sich rechnet

Was kostet eine interne IT-Abteilung wirklich?

Ein Gehalt ist schnell verglichen, die Vollkosten einer Stelle sind es nicht. Unsere Rechnung nutzt eigene Annahmen, keine amtliche Statistik: Für eine erfahrene IT-Fachkraft im Mittelstand setzen wir 60.000 bis 70.000 Euro Jahresbrutto an. Gehaltsportale nennen für Systemadministratoren im Schnitt 45.000 bis 55.000 Euro, im Frankfurter Raum und mit Berufserfahrung liegt der Wert darüber. Darauf kommen etwa 22 Prozent Lohnnebenkosten (Sozialversicherung, Umlagen), ein Arbeitsplatz mit Hardware und Lizenzen, Tools und Weiterbildung. Selten eingerechnet wird die Vertretung: Urlaub, Krankheit und Fortbildung bedeuten Wochen im Jahr ohne IT-Betreuung.

• Jahresbrutto: 60.000 bis 70.000 € für eine erfahrene Generalistin oder einen Generalisten.
• Lohnnebenkosten: rund 22 Prozent, also etwa 13.000 bis 15.000 €.
• Arbeitsplatz, Hardware, Lizenzen: 5.000 bis 8.000 € pro Jahr.
• Tools, Zertifizierungen, Weiterbildung: 3.000 bis 5.000 €.
• Vertretungslücke: schwer zu beziffern. Ein Ausfall während des Urlaubs bleibt liegen, bis jemand zurück ist.

In Summe landet eine interne IT-Vollkraft in dieser Rechnung bei rund 80.000 bis 100.000 Euro Vollkosten pro Jahr, also grob 6.800 bis 8.200 Euro im Monat. Setzen Sie für einen fairen Vergleich Ihre eigenen Werte ein und rechnen Sie mit Vollkosten, nicht mit dem Gehalt allein.

Was kostet es, die IT auszulagern?

Ausgelagerte IT rechnet in einer anderen Einheit. Sie bezahlen keine Stelle, Sie bezahlen Ihren Bestand: Endgeräte pro Gerät, Server pro Server, Microsoft-365-Lizenzen pro Lizenz, als Paket oder Baustein, dazu eine SLA-Stufe für den Vertrag. Kommt ein Arbeitsplatz hinzu, wächst der Betrag um genau diesen einen. Arbeitszeit für Remote-Support und Störungsbehebung kommt nach Aufwand dazu. Die Monatssumme für den Betrieb kennen Sie nach einer kurzen Bestandsaufnahme.

Wo die interne IT-Abteilung klar überlegen ist

Eine interne Kraft hat einen Vorsprung, den kein Vertrag aufholt: Sie ist jeden Tag da. Sie kennt die Menschen, die Räume und die Eigenheiten, die über Jahre gewachsen sind. Hakt die Hardware, steht sie sofort am Gerät. In Branchen mit hochspezialisierten Anwendungen, die niemand sonst kennt, ist dieses Hauswissen schwer zu ersetzen. In sehr großen Organisationen wird die reine Inhouse-IT ab einer gewissen Mitarbeiterzahl auch wirtschaftlich tragfähig.

Wo eine externe IT-Abteilung überlegen ist

Mit einem externen Team hängt Ihr Betrieb an keiner einzelnen Person mehr. Eine interne Einzelkraft ist mal im Urlaub, mal krank. Kündigt sie, geht im schlimmsten Fall das gesamte Wissen über Ihre Systeme mit ihr. Ein externes Team regelt die Vertretung untereinander und hält jede Arbeit schriftlich fest. Bei Visgenix teilen sich Security, Microsoft 365, Netzwerk und Backup auf Spezialisten mit eigenem Schwerpunkt auf. So viel Tiefe in allen vier Disziplinen kann eine einzelne Generalistin kaum leisten. Ihre IT läuft weiter, auch wenn jemand fehlt.

Welches Modell zu Ihrer Unternehmensgröße passt

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   Bis 30 Mitarbeitende

   Eine eigene Vollzeitkraft wäre in dieser Größe selten ausgelastet und meist zu teuer. Externe IT-Betreuung ist hier meist günstiger und bringt die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit gleich mit.

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   30 bis 150 Mitarbeitende

   Den Betrieb übernimmt ein externer Managed Service Provider, auf Wunsch koordiniert von einer internen Teilzeitkraft. So haben Sie beides: ein vertrautes Gesicht im Haus und das Fachwissen eines Spezialistenteams.

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   Ab 150 MA mit speziellen Branchen-Apps

   Die Spezialsoftware bleibt bei einer internen Kraft, die Ihr Haus von innen kennt. Betrieb, IT-Sicherheit und Vertretung trägt ein externer Partner. Jede Seite macht, was sie am besten kann.

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   Ab rund 250 Mitarbeitenden

   Ab dieser Größe trägt sich eine eigene IT-Abteilung auch wirtschaftlich. Für Security und Notfälle holen sich viele trotzdem externe Spezialisten an die Seite.